5.6 DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL PARA EL TRANSPORTE

Las características de los sistemas de apoyo de decisiones distinguen a estos sistemas de cualquier otro tipo de sistemas automatizados. Además, los datos que se utilizan en el procesamiento se originan dentro de toda la organización. Y el objetivo del sistema difiere en gran medida de las aplicaciones en el ámbito de transacciones o de informes administrativos. Empezaremos explorando ca­da una de estas dimensiones.

Ya se ha remarcado que algunas decisiones son rutinarias mientras que otras no. El objetivo de los sistemas de apoyo de decisiones (DSS del inglés Decision Support Systems) es ayudar a los gerentes que tienen que tomar decisiones cuando únicamente algunos de los detalles más impor­tantes de las situaciones son conocidos, es decir, bajo condiciones no estructuradas o parcialmente estructuradas.

Por lo general se conocen las partes que forman los problemas que los gerentes tienen que tratar a través de un MIS, aunque quizá sus interrelaciones no se comprendan completamente. Los individuos pueden identificar los factores importantes que estudiarán y solicitar la información que mejor los aclare. Posteriormente se formulan los informes y se escriben los programas que procesarán los datos necesarios para la obtención de dichos informes. Las aplicaciones son repetitivas (diaria, semanal o mensualmente), y se pueden especificar en forma previa los métodos de procesamiento que proporcionen la información necesaria para tratar estos problemas y situaciones. Utilizando la terminología identificada un MIS puede ser descrito como una metodología para apoyar la solución de problemas estructurados y la toma de decisiones.

Un DSS (Decision Support: System) el problema bajo cambia constantemente, ya sea porque nuevos conjuntos de condiciones representan oportunidades únicas debido a que el problema cambia a medida que se amplia la experiencia de las personas que toman las decisiones.

Las líneas aéreas permitieron que las compañías de trans­porte aéreo empezaran a dar servicio a nuevas ciudades y eliminaran el servicio hacia otras. Ahora que el numero de las rutas de servicio de dichas líneas de una ciudad hacia otra está determinado por la utilidad de los mercados respectivos y no por las normas gubernamentales, existe mayor competencia, particularmente en las rutas entre ciudades de importancia. Junto con los cambios en las rutas, los cambios en las disposiciones han afectado las tarifas aéreas, las cuajes pueden ser establecidas por las mismas líneas aéreas sin ninguna aprobación por parte, del gobierno.

Un investigador que estudia la conveniencia de los cambios en las reglas sin duda alguna tendrá algunas dudas. ¿La introducción de la competencia provocaría que el servicio fuera excesivo en determinadas rutas? ¿Perderán algunas ciudades el servicio aéreo a causa de que las líneas aéreas olviden los pequeños mercados prefiriendo las rutas de más alto volumen? ¿Podrán entrar en el negocio algunas nuevas líneas aéreas para atender a las pequeñas ciudades a las que ya no sirvan las principales compañías aéreas? ¿Se reducirán las tarifas aéreas debido a la mayor competencia o se incrementarán debido a niveles de menor utilidad? Todas estas preguntas surgen por el cambio en el estado de las reglamentaciones de las compañías de transporte aéreo. Si bien las preguntas son importantes, el problema no se había presentado antes, por lo que se debe trabajar con los datos antes de que estén disponibles las respuestas.

En vista de que los cambios en las reglamentaciones de una industria no es un problema que se presente cada día, éste puede ser un tema único que se presente una sola vez. Sin embargo, las preguntas referentes a los cambios en las normas necesitarán años para ser contestadas. Los analis­tas observarán las ramificaciones de las decisiones que se desarrollen durante 20 años o más. Es virtualmente imposible diseñar por anticipado un informe que sea útil por más de dos décadas o anticipar las dudas que surgirán. Por lo tanto, corno previamente se ha indicado, el problema por sí mismo puede cambiar cuando se reúna más información referente al mismo. A medida que los gerentes empiecen a mirar la información acerca de diferentes partes del problema original, los nuevos hallazgos pueden modificar la dirección del análisis. Teniendo más información referente a una situación se pueden descubrir otros aspectos diferentes de aquellos que originalmente eran los evidentes. El problema que se plantee puede, por lo tanto, cambiar.

Un ejemplo demostrará la naturaleza cambiante de la información necesaria en situaciones par­cialmente estructuradas. Nunca antes, desde la crisis de la energía en los años setenta, la atención del mundo se había enfocado en la cantidad de energía que se utiliza para el transporte. Para estu­diar el problema de la energía en la medida que afecta y es afectado por el transporte en automóvil, uno desearía saber de qué manera podrían influir las preferencias de los comprado­res de automóviles nuevos la planeación a corto plazo de los fabricantes de autos.

Cuando hay una reducción en el suministro de energía y suben los precios, se podría esperar que los fabricantes intentaran producir automóviles más efectivos en el consumo de combustible. Entonces, una forma de estudiar este problema es reunir datos respecto a la razón de kilómetros por litro (km/I) de los nuevos automóviles vendidos mes a mes. Suponga que, contrario a lo espe­rado, los datos revelan que baja el promedio de la razón de km/I de los automóviles que han sido vendidos, significando esto que se han comprado mucho menos automóviles efectivos en cuanto al consumo de combustible. Un analista podría intentar descubrir por qué si los fabricantes produ­cen automóviles más efectivos, los consumidores compran únicamente vehículos más lujosos (con baja razón km/¡).

Esta paradoja podría llevar al analista a ampliar el objetivo de la investigación, suponiendo, por ejemplo, que debido a que se ha presentado una recesión, la gente que puede comprar autos compra únicamente los lujosos. 0 posiblemente debido a que la gente espera razo­nes mejores de km/¡ en los modelos del próximo año pospone las compras para el futuro, 0 que la tendencia a la baja no tiene nada que ver con las preferencias y percepciones de los consumidores con respecto a la eficiencia de combustible y sólo reflejan el nivel imprevisto de altas ventas registrado el último año en la industria.

Se pueden sugerir otras razones para los resultados anteriores, pero el punto es que a medida que el analista estudia con mayor profundidad el problema y recibe más información, la formula­ción de éste cambia. Un DSS debe tener integrada la flexibilidad para poder responder a las definiciones de problemas cambiantes como éste.

Las situaciones tratadas por un DSS, a menudo, no pueden ser anticipadas. Ni los cambios en las reglamentaciones de las líneas aéreas, ni el problema de los energéticos en la medida que afecta las compras de nuevos autos fueron anticipados precisamente. Sin embargo, es evidente la necesidad de la información en ambas situaciones.

Los aspectos del informe de datos de un MIS se diseñan cuidadosamente de antemano. En un DSS, los datos contenidos en los informes con frecuencia los define el gerente el mismo momento en que los necesita -y no en forma anticipada. Por lo tanto, un DSS ofrece mayor flexibili­dad que un MIS. Lo que se destaca no es la eficiencia del proceso, sino la obtención de la información adecuada pan el gerente. La rápida ejecución y la disponibilidad de la información son las preocu­paciones más importantes al principio. (Posteriormente se puede agregar el procesamiento efecti­vo si una aplicación donde a ser repetitiva de una manera estructurada.)

Las decisiones, corno la de sí se debe hacer la fusión o adquirir una empresa en particular no son repetitivas. Otras, como la preparación de los presupuestos de una división o el financiamiento de nuevas campañas de ventas, se presentarán más de una vez pero van a continuar semiestructu­radas, va que las rutinas no pueden ser conformadas definitivamente. En ambos casos, son importantes el análisis de los datos y la información administrativa. Se requiere una combinación del juicio de los gerentes, modelos de decisiones y, análisis de los datos. A medida que se conozcan mejor las situaciones a través del análisis serán necesarios nuevos datos para un mejor control