5.1 EL CONTROL

5.1.1 CONCEPTO

El control es el proceso de vigilar actividades para asegurar que se cumplan, de acuerdo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa.

El control es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.

El control es la fase del proceso administrativo que debe mantener la actividad organizacional dentro de los límites permisibles, de acuerdo con las expectativas. El control organizacional está irremediablemente relacionado con la planeación. Los planes son el marco de referencia dentro del cual funciona el proceso del control.. Por otra parte, la retroalimentación de la fase de control con frecuencia identifica la necesidad de planes o estrategias nuevos o ajustados. Los elementos básicos del proceso de control son los mismos para cualquier situación organizacional o individual.

Importancia

El control es importante, porque es el enlace final en la cadena funcional de las actividades administrativas. Es la única forma como los gerentes saben si las metas organizacionales se están cumpliendo o no, y por qué sí o porqué no.. El valor específico de la función de control, sin embargo, radica en su relación con la planificación y delegación de actividades.

La importancia del control radica principalmente en los siguientes puntos:

a) Cierra el ciclo de la Administración. De hecho, los controles son a la vez medios de previsión.

b) Se da en todas las demás funciones administrativas: hay control de la organización; de la dirección, la integración, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.

La función del control consiste en la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la empresa, con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y los planes ideados para su logro. El control tiene como fin señalar las debilidades y errores con el propósito de rectificarlos e impedir su repetición. Hay que especificar que la función del control va muy va muy aparejada a la función de planeación, ya que el control implica la existencia de metas y planes, y cuando los planes son más claros, completos y coordinados, el control es mucho más eficiente.

5.1.2Caracteristicas

Para poder tener un buen control, es necesario que éste posea ciertas características y elementos fundamentales en todo sistema de control.

Cuatro elementos fundamentales son comunes en todos los sistemas de control, y se aplican sin importar el grado de sofistificación del sistema. A continuación se presenta un diagrama que muestra los elementos del control, así como, las relaciones que existen entre ellos.

1) Es una característica medible y controlable para la que se conocen estándares.

2) Un medio (instrumento sensor) para medir la característica.

3) Un medio para comparar los resultados reales con los estándares y evaluar las diferencias.

4) Un medio para efectuar cambios en el sistema a fin de ajustarlo a las necesidades.

En general, el control es mantenido por medio de decisiones tomadas como parte del proceso que tiene lugar. Como en cualquier proceso de toma de decisiones, el flujo de información es el ingrediente clave.

Los atributos del control son:

1. El control es fundamentalmente un proceso interactivo.

2. El tiempo disponible pala la adopción de decisiones es normalmente limitado.

3. El número de variables que deben considerarse es muy grande.

4. Las variables que interactúan en el control administrativo tienen su origen un muy diversas disciplinas.

5. El resultado final que debe ser controlado, varía de lo concreto, que puede ser medido o satisfacción del superior y el subordinado, a lo abstracto que no puede ser medido objetivamente.

6. El control se relaciona con individuos y situaciones específicas.

7. La necesidad de control es generada frecuentemente por circunstancias aleatorias e imprevistas.

8. El control es un proceso de conducta o de actuación, debido a su naturaleza interactiva.

TECNICAS

Las técnicas del control, son herramientas o instrumentos utilizados para facilitar y llevar a cabo el control. Estas técnicas también son utilizadas en la planeación, dado que, estos dos procesos (el control y la planeación) son complementarios, sobresalientemente en la toma de decisiones. Dichas técnicas se dividen en tres grupos:

a) Tecnicas cuantitativas

Tiene como punto de partida y resultado cifras numéricas, utilizando por lo general, reglas matemáticas. Entre las técnicas cuantitativas se encuentran las siguientes:

1. Pronósticos. Aplica un conjunto de reglas matemáticas a una serie de datos anteriores para predecir resultados futuros.

2. PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas). Con su correspondiente técnica de apoyo CPM (Método de la Ruta Crítica), el PERT es un sistema de análisis de redes tiempo-evento en el que se identifican los diversos eventos en un programa o proyecto, para cada uno de los cuales se establece un período planeado. Estos eventos se organizan con una red que revela sus relaciones entre sí.

3. Gráfica de GANT. Es una técnica propiamente gráfica, en la que se muestra visualmente cuando se supone que se deben realizar las tareas y las compara contra el avance real de cada una. Es una herramienta sencilla pero importante que permite a los administradores detallar con facilidad qué es lo que falta hacerse para terminar una tarea o un proyecto y evaluar si una actividad está adelantada, a tiempo o atrasada o de acuerdo con el programa.

4. Programación Lineal. Es una técnica que da respuesta a la incógnita que se hace la mayoría de las empresas, en cuanto a que si pueden vender todo lo que producen. Es decir, qué número de cierto producto se debe producir para obtener el máximo de utilidades. Así, la programación lineal permite resolver el dilema de asignación de recursos que lleve a la optimización.

5. Teoría de Probabilidad. Consiste en el uso de estadísticas para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo de planes futuros.

6. Simulación. El modelo de un fenómeno del mundo real que contiene una o más variables que pueden manipularse con el fin de evaluar su impacto.

7. Arboles de Decisión. Tipo de red empleada para esquematizar el conjunto de alternativas para la toma de decisiones.

8. Análisis Costo Beneficio. Esta técnica persigue la mejor proporción de beneficios y costos, esto significa, por ejemplo, determinar el medio menos costoso para el cumplimiento de un objetivo.

9. Análisis de Riesgos. Técnica de análisis de problemas, que pondera los riesgos de una situación al incluir probabilidades para obtener una evaluación más exacta de los riesgos existentes.

b) Tecnicas cualitativas

Estas técnicas o medios están basados en juicios subjetivos e intuiciones, en algunos casos de manera sistematizada.

1. Pronósticos Cualitativos. Técnica que transforma juicios, opiniones y conocimientos en estimaciones cuantitativas.

2. Técnica Delfos. Consiste en la emisión de opiniones de grupos con el fin de obtener visualizaciones de posibilidades futuras.

3. Dramatizaciones. Representación de situaciones.

4. Análisis de criterios múltiples. Técnica en la que un jurado de expertos evalúan distintas alternativas de criterios clave, identificados por medio de consenso.

5. Lluvia de ideas. El propósito de este método es facilitar la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas soluciones. Lo que se busca en una sesión de lluvia de ideas es precisamente una multiplicación de ideas. Las reglas son las siguientes: no criticar ninguna idea, mientras más extremosas sean las ideas es mejor, alentar la cantidad de ideas producidas y estimular el progresivo mejoramiento de las ideas.

6. Sinéctica. Se conforma un equipo con aptitudes de resolución de problemas. El líder del grupo desempeña un papel muy importante en la aplicación de esté método. De hecho, sólo el conoce la naturaleza específica del problema. Su función consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusión sin revelar el problema del que se trata. El principal motivo de ello es impedir que el grupo llegue a una solución prematura. Este sistema supone una compleja serie de interacciones para el surgimiento de una solución.

c) Tecnicas Heurísticas

Son métodos basados en el ensayo y error para buscar la solución de un problema. Si bien no garantiza obtener soluciones, puede acelerar el proceso para hallarlas. Contrasta con el método algorítmico, donde se señalan todos y cada uno de los pasos a seguir para la resolución de problemas y de los cuales no puede desviarse.

Las técnicas o métodos heurísticos pueden ser a su vez cuantitativos y cualitativos. Los métodos heurísticos están relacionados con la capacidad creativa del individuo para darle solución a problemas, sin embrago cabe destacar que la creatividad a la que nos referimos como capacidad, tiene poco que ver con aquella que es espontánea, por el contrario está basada en el conocimiento y experiencias previas.

5.1.3 PRINCIPIOS

a) Del caracter adminsitrativo del control

Es necesario distinguir "las operaciones" de control de "la función" de control. La función es de carácter administrativo y es la respuesta al principio de la delegación; esta no se podría dar sin el control, como ya se hizo notar. Cuanta mayor delegación se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo, el control como función solo corresponde al administrador. En cambio, "las operaciones" son de carácter técnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la línea en sus funciones. Por ello, deben actuar como "staff". De ahí la necesidad de "convencer", y no "imponer", los medios de control.

b) De los estandares

El control es imposible si no existen "estándares" de alguna manera prefijados. Será tanto mejor cuanto más precisos y cuantitativos sean dichos estándares. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de alguna manera, supone siempre una base de comparación previamente fijada. En ocasiones esta base son "realizaciones anteriores", meras estimaciones empíricas, etc. Pero no se podría decir que se controla algo si lo obtenido no se "valoriza", y para ello se compara con "algo". De ahí la regla de definir y perfeccionar los estándares como un medio de preparar el control.

c) Del caracter medial del control

Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De él se deduce también espontáneamente una regla: un control sólo deberá usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan. En sentido positivo, surge el peligro del "especialista" en la técnica de control de que se trate, el que casi siempre verá la bondad de su técnica, y tratará de lograr a toda costa que se implante. En sentido negativo existe también el de subestimar los beneficios de un medio de control, ya porque estos se produzcan "a largo plazo" ya porque sea imposible o difícil al menos, cuantificarlos; de ahí la conveniencia de tratar de hacer esta cuantificación.

d) Del principio de la excepción

El control administrativo es mucho más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. Este importante principio tiende a aprovechar los beneficios que resultan de considerar como lo ordinario del cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar como lo excepcional; hacia estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atención. Cuando el principio de excepción se aplica principalmente en el área de los factores estratégicos se obtienen resultados todavía más valiosos.

Si, por ejemplo, se conviene con un alto ejecutivo en que el desarrollo de actividades que se haya fijado previamente no se reportara cuando este sea normal, o se dé en la forma que se había previsto, sino que tan sólo se informará de los casos en que no puedan lograrse los objetivos, políticas y estándares fijados, es evidente que el solo hecho de no recibir reportes de esas actividades en las fechas señaladas al efecto esta indicando que todo ha ocurrido como se esperaba. Los informes sobre las desviaciones o cambios que hayan ocurrido serán los únicos que deberán reportarse, con lo que el control administrativo puede ser más amplio, más rápido y de mayor efectividad. En realidad, este principio tiende a convertir el cumplimiento en lo normal, y las desviaciones de los planes en lo excepcional; los controles versarán sobre esto último exclusiva o, al menos, principalmente.