6.4 FACTORES A EVALUAR EN UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA:

WILLIAM P. LEONARD:

Según este autor define a la auditoría administrativa de la siguiente manera:

“Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o cualquier parte de un organismo, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanes y físicas” .

El enfoque de Leonard (Management Audit 1960)

Propósito y Finalidades.

De acuerdo con Leonard, cuya magnífica obra nos servirá de soporte, el propósito y las finalidades de la auditoría administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualesquiera de los elementos examinados e indicar, a la vez, posibles mejoras en las operaciones.

El propósito perseguido es revisar y evaluar métodos y actuación en todas las áreas, sin excepción. Los factores a evaluar son las perspectivas económicas, la estructura orgánica, el cumplimiento de las políticas y procedimientos, los métodos de protección sobre los bienes, causas de variación con respecto a las metas fijadas, etc.

La auditoría administrativa es la medicina preventiva que la alta gerencia usa para mantener íntegra la salud del organismo empresario y salvaguardarlo de desperdicios, mal planeamiento, métodos inadecuados y cualesquiera otras prácticas inconvenientes, que una investigación y evaluación puedan hacer resaltar.

La auditoría administrativa, servicio especializado para administración

De acuerdo con el enfoque amplio de Leonard, la naturaleza de las tareas de la auditoría administrativa es tal, que se convierte en un servicio especializado prestado a la” dirección superior”, distinto de cualquier otro tipo de asesoramiento.

Al realizar el análisis detallado de la empresa a través de todas las funciones

examinadas, empleando siempre el método científico, el auditor administrativo se convierte en una de las pocas personas de la empresa que conoce, desde un punto de vista independiente, las más profundas habilidades y métodos de varios departamentos. La dirección superior puede, de tal manera, volverse sobre otras materias y descargarse de funciones que, de otra forma, debería cumplir por sí. En otras palabras se trata de un verdadero servicio de consultoría de dirección perteneciente a la empresa.

Alcance de la auditoría administrativa

Su alcance es total, sin ninguna duda, puede comprender una determinada función o actividad, un departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de divisiones o la empresa en su totalidad.

En el mismo sentido, las áreas de investigación pueden incluir una apreciación de los métodos de pronosticación, planeación de entregas, medidas de actuación, costos de ingeniería, de proyectos, estimación y fijación de precios, comunicaciones, equipos electrónicos de procesos de datos, efectividad de los directivos involucrados.

Como ya se habrá advertido, todo lo anterior implica prácticamente cubrir en forma integral el área del control interno administrativo u operativo, o sea, el campo de la función control de la dirección superior.

Factores a revisar y evaluar

Los elementos o factores en los métodos de administración que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación son los siguientes:

• Planes y objetivos
• Estructura orgánica
• Políticas y prácticas
• Sistemas y procedimientos
• Métodos de control
• Medios de operación
• Potencial humano y elementos físicos empleados

Una apreciación general de los métodos y campo de acción, así como el dominio total de la auditoría administrativa lo tenemos en:

PLANES Y OBJETIVOS:

Una de las mayores deficiencias en numerosas empresas es la que la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización.

En muchas empresas, las deficiencias se descubrirán por falta de una completa y clara estipulación de objetivos y la carencia de los detalles necesarios para el desenvolvimiento de planes razonables, encaminados al logro de las metas fijas.

Antes de que auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender bien los planes y objetivos generales de la empresa.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

En el establecimiento y operación de una empresa es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias en la estructura orgánica son comunes en muchas empresas, por ejemplo:

• Estructura mal proyectada para satisfacer necesidades específicas de la empresa.
• Funciones no coordinadas y controladas
• Falta de delegación y autoridad y responsabilidad en forma apropiada
• Personal no calificado en puestos clave
• Falta de flexibilidad para situaciones cambiantes

Al revisar un organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual, de las funciones orgánicas. Debe analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad adecuadamente.

POLÍTICAS

Las políticas son esenciales para una administración eficaz. Determinar las intenciones de la dirección y constituir principios orientadores que contribuyan a que la empresa pueda seguir un camino planeado para alcanzar sus objetivos

Las políticas dadas a conocer por escrito y comunicadas debidamente te sirven para uniformar y coordinar a toda la organización.

Un aspecto muy importante es que la política esté claramente expuesta. La expresión, de una política es necesaria para la toma de decisiones de producción, finanzas, personal, compras, crédito, ventas, etc.

La evaluación de la política de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y variedad de productos.

SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS 

A l examinar cualquier sistema o procedimiento, el auditor debe tener en cuenta su propósito y su forma y decidir sobre sus méritos respecto a la forma en que sirve a la empresa. Un sistema o procedimiento eficiente puede resultar costoso y entorpecer operaciones.

Lo que importa es cerciorarse de que el sistema o procedimiento esté proyectado de forma que se obtengan los resultados deseados, debe determinarse lo que se está haciendo, dónde, cómo , cuándo y por quién; cada paso individual en el proceso debe ser estudiado y evaluado.

METODOS DE CONTROL 

En todo renglón de comercio, industria, servicio, se encuentran métodos de control en pleno funcionamiento. Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Todo método de control, dentro de una empresa, comprende la comparación del desempeño real contra el esperado, trátese de objetivo, norma, etc.

El control deficiente puede ser resultado de errores en los registros y procedimientos, de una falta de observancia de los sistemas de supervisión, o de normas de administración insuficientes.

Para que exista un control eficaz en cualquier actividad, tiene que haber una medición continua y detallada de la realización de la misma. Esto es cierto sobre todo tratándose de operaciones, costos, métodos, productos, sueldos y salarios.

El auditor está obligado a efectuar un estudio, tanto de los registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario, hacer las recomendaciones oportunas para que se efectúen revisiones.

FORMAS DE OPERACIÓN 

Es igualmente importante un constante examen, análisis y evaluación de los medios de operación. Por lo que respecta a mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo básico.

Con objeto de satisfacer las necesidades de sus clientes, la empresa comercial debe planear y determinar su línea de mercancías y existencias, mantener normas de calidad, planear las promociones de ventas, publicidad, venta directa y supervisión, etc.

En una empresa de tipo industrial, los problemas son mantener una tasa adecuada de producción, la que requiere una planeación de lo que va a producir, la compra y control de materiales, su recepción y almacenamiento, métodos y normas de producción, control de calidad, embarque, etc.

Las organizaciones que proporcionan servicios tienen como preocupación la rapidez y calidad de la operación, y la capacidad de asimilación de más trabajo.

La operación de toda empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas funciones, para conseguir mejores resultados.

Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la operación de la empresa.

En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar políticas y prácticas de personal. Esta evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente.

Para ello el auditor llevará un examen de las condiciones de trabajo, programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades.

Evaluación del personal directivo

Leonard dedica todo capítulo de su obra (cap.11) a explicar la manera en que podría realizarse la evaluación de la actuación de personal directivo, lo que muestra nuevamente el alcance amplio, totalizador, de su enfoque.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVAS 

Leonard enuncia, entre otras, 21 técnicas de auditoría administrativa. La simple mención de algunas de ellas, tales como gráficas de organización, gráficas de proceso, gráficas de distribución de formas, simplificación del trabajo, investigación de operaciones, etc. Demuestran cabalmente que Leonard vislumbra la auditoría administrativa como un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la empresa.

J. FERNANDÉZ ARENA 

Según este autor define a la auditoría administrativa de la siguiente manera:

“es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución” .

Enfoque de Fernández Arena (1972)

Este autor propone la realización de la auditoría administrativa combinando un análisis de los objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

Esquema de estudio

El esquema de estudio comprende:

LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.

• Económico
• De servicio
• Social

LA DIRECCIÓN ( en sus niveles existentes)

LOS RECURSOS  ( en su consideración de organización e integración)

• Humanos
• Materiales
• Técnicos 

EL PROCESO ADMINISTRATIVO 

• Planeación
• Implementación
• Control

Existencia de objetivos:

• De servicio: que son los que se enfocan a satisfacer las necesidades de los consumidores, ofreciendo buenos productos o servicios.
• Social: protección de los intereses económicos personales y sociales de los empleados y obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción de estos grupos mediante buenas relaciones humanas y públicas.
• Económico: protección de los intereses económicos de la empresa, de sus acreedores y sus accionistas, logrando la satisfacción de este grupo mediante la obtención de utilidades.

La dirección:

Parte muy importante y que es la esencia de la administración . Función ejercida por los niveles jerárquicos más altos de la empresa, quienes se encargan de revisar los avances de la empresa enfocados en cuanto a los objetivos, basando su análisis en el desarrollo de las políticas.

Los recursos:

La organización esboza la estructura que persigue la utilización equilibrada de los recursos:

• Humanos (empleados, obreros)
• Materiales (dinero, instalaciones)
• Técnicos (sistemas y procedimientos)

Por su parte, la integración dota a la estructura de las partes necesarias de acuerdo con el esquema de la organización, por lo que obtendrá buenos empleados, fondos suficientes y su adecuada inversión y sistemas o procedimientos acordes con la magnitud de la empresa.

Como resultado de la organización, la empresa quedará fragmentada en funciones dentro del concepto general administrativo .