6.3 PAPELES DE TRABAJO

Concepto:

El trabajo del Auditor queda anotado en una serie de papeles que constituyen en principio la prueba material del trabajo realizado; además, en ellos se deja constancia de la profundidad de las pruebas y de la suficiencia de los elementos en que se apoyo la opinión, en otras palabras, son evidencia de la calidad profesional del trabajo.

Los papeles de trabajo son los documentos en que el auditor registra los datos e informaciones obtenidas en su examen y los resultados de las pruebas realizadas.4 

Propiedad y Responsabilidad

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que contener datos que pueden considerarse confidenciales, está obligada a mantener discreción absoluta respecto de la información que contienen.

Los papeles de trabajo son del Auditor, pero queda obligado por el secreto profesional que estipula no revelar por ningún motivo los hechos datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas)5.

Clasificación

Se le acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:

Por su uso:

• · Papeles de uso continuo;
• · Papeles de uso temporal.

Por su contenido:

• · Hoja de trabajo;
• · Cédulas sumarias o de resumen;
• · Cédulas de detalle o descriptivas;
• · Cédulas analíticas o de comprobación;

Por su uso: Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores de un año o indefinidos, cuadros de organización, catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.)

Por su utilidad más o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del Auditor son requeridos por varios ejercicios contables.

De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solamente para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoría del ejercicio a que se refieran.

Por su contenido: Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoría papeles clave cuyo contenido está más o menos definido y que los hace característicos:

La hoja de trabajo es la cédula que muestra los grupos o rubros que integran los estados financieros.

Las cédulas sumarias muestran las cuentas de Mayor que forman un rubro.

Las cédulas de detalle relacionan las partidas que componen una cuenta de Mayor o un saldo cualquiera, y,

Las cédulas de comprobación contienen el trabajo efectuado para verificar la corrección de una partida u operación.

Ordenamiento y Archivo – Indices

Para facilitar su localización, los papeles de trabajo se marcan con índices que indiquen claramente la sección del expediente donde deben ser archivados, y consecuentemente, donde podrán localizarse cuando se le necesite posteriormente.

En términos generales el orden que se les da en el expediente es el mismo que presentan las cuentas en el estado financiero; así, los papeles relativos a caja estarán primero, después de los relativos a las cuentas por cobrar, hasta concluir con los que se refieran a las cuentas de gastos y cuentas de orden.

Los índices se asignan de acuerdo con el criterio anterior y pueden usarse para este trabajo, números, letras o la combinación de ambos.

A continuación se presenta un ejemplo de índices usando el método alfabético-numérico, por ser el de uso más generalizado en la práctica de la auditoría, las letras simples indican cuentas de activo, las letras dobles indican cuentas de pasivo y capital y las decenas indican cuentas de resultados, como sigue:

La letra o número:

Para las cuentas de:

A

Caja y Bancos

B

Cuentas por cobrar

C

Inventarios

U

Activo Fijo

W

Cargos diferidos y otros

AA

Documentos por pagar

BB

Cuentas por pagar

EE

Impuestos por pagar

HH

Pasivo a largo plazo

LL

Reservas de pasivo

RR

Créditos diferidos

SS

Capital y reservas

10

Ventas

20

Costo de ventas

30

Gastos generales

40

Gastos y productos financieros

50

Otros gastos y productos

De igual manera y siempre en forma piramidal, a la cédula sumaria, cédulas de detalle y cédulas de comprobación del grupo caja y bancos –por ejemplo- se asignan los siguientes índices:

Indice: Para la cédula:

A Sumaria de caja y bancos

A-1 Detalle de fondos de caja

A-1-1 -Arqueo de los fondos de caja

A-1-2 -Estudio de movimientos anormales en

el ejercicio

Indice: Para la cédula:

A-2 Detalle de bancos

A-2-1 -Conciliación bancaria

A-2-2 -Confirmación bancaria

A-2-3 -Corte de chequeras

De este modo el índice permite archivar ordenadamente los papeles y se vuelve un instrumento de localización altamente eficaz.

Además los índices permiten referencias (o cruzar) fácilmente las cédulas que por contener datos comunes, al ser verificados en una, obviamente están comprobados en la otra; por ejemplo, al revisar el incremento a la depreciación acumulada se verifica, simultáneamente, el cargo a resultados por este concepto y en éstos, para no duplicar el trabajo.

Elementos

Los papeles de trabajo deben ser claros y concisos respecto de la cuenta u operación a que se refieran, del trabajo desarrollado y de las conclusiones obtenidas; esto se logra estableciendo un mínimo de elementos que es conveniente tener en cuenta al elaborarlos; a continuación se listan algunos de esos elementos que debe contener toda cédula de trabajo de auditoría:

· Nombre de la empresa a que se refieren

· Fecha de cierre del ejercicio examinado

· Título o descripción breve de su contenido

· Fecha en que se preparó

· Nombre de quién lo preparó

· Fuente de donde se obtuvieron los datos ( cuando proceda )

· Descripción concisa del trabajo efectuado

· Conclusión

A continuación se presenta un modelo de cédula mostrando algunos de los elementos comentados y algunas marcas de trabajo realizado.

Marcas de Trabajo realizado

Para facilitar la transcripción e interpretación del trabajo realizado en la auditoría usualmente se acostumbran usar marcas que permiten transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos.

Por ejemplo; la actividad de cotejar las cifras que provienen de los registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se puede dejar transcrita en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera, justamente el de haber verificado la cifra correspondiente contra el auxiliar relativo.

En la práctica, la utilización de marcas de trabajo realizado es de lo más común y facilita extraordinariamente, por un lado la transcripción del trabajo que realiza el auditor ejecutante, y por otro, la interpretación de dicho trabajo por parte del supervisor que revisa.

En la práctica se han definido también ciertos trabajos repetitivos más o menos constantes y por los cuales se decide, frecuentemente, establecer una marca estándar, es decir una marca que signifique siempre lo mismo aunque se use en muy distintos papeles de trabajo. La definición de marcas estándar con el mismo significado siempre, acelera grandemente tanto el proceso de ejecución del trabajo como el proceso de revisión y supervisión del mismo.

A continuación se listan algunos de los trabajos repetitivos más comunes que pueden ser estandarizados y transcritos a través de una marca estándar:

· Sumas, multiplicaciones y demás cálculos aritméticos verificados y encontrados correctos.

· Cifra cotejada contra el auxiliar y encontrada correcta.

· Cifra cotejada contra el libro o tarjeta control de mayor y encontrada correcta.

· Documento original verificado y encontrado correcto y con requisitos fiscales.

· Operación o documento encontrado con la autorización adecuada.

La forma de las marcas de trabajo debe ser lo más sencilla posible pero a la

vez distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su identificación inmediata en las partidas en las que hubieren sido anotadas.

4 I.C.M.P. Comisión DE Normas y Procedimientos de Auditoría ,Boletín B.

5 I.C.M.P. Colegio de Etica Profesional, párrafo 3.01.