6.1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Teoría de la auditoría administrativa

El concepto de eficiencia y eficacia está ligado a otros conceptos que tienen aceptación en todo pensamiento administrativo y económico contemporáneo. Se le vincula a denominaciones tales como: racionalidad, rentabilidad, productividad desarrollo, etc.1

En la teoría administrativa, el concepto de eficacia ha sido heredado de la economía y se considera como un principio rector. La evaluación del desempeño organizacional es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos, que casi siempre se identifican con los de la dirección, además se valora la capacidad y lo pertinente a la práctica administrativa. Sin embargo, al llevar a cabo una evaluación simplemente a partir de los criterios de eficiencia clásicos, se reduce el alcance y se sectoriza la concepción de la empresa así como la potencialidad de la acción participativa, pues la evaluación se reduce a ser un instrumento de control coercitivo de la dirección para el resto de los integrantes de la organización y sólo mide los fines que para aquélla son relevantes.

En nuestro caso concreto se tratará la técnica de “auditoría administrativa”, para llevar a cabo un examen y una evaluación sistemáticos e integrales de los problemas administrativos, sus causas y las posibles soluciones. Por tanto, en lo sucesivo nuestro propósito será el de plantear una estructura teórica para la auditoría administrativa, que tanta falta hace en el quehacer de nuestra profesión, y se analizarán otros intentos al respecto, con el fin de constituir puntos de partida para el desarrollo de una teoría.

6.1.1 CONCEPTO

En todo campo del conocimiento, los crecientes avances tecnológicos tornan desactualizados conceptos o denominaciones empleadas sin reservas hasta entonces. Así ha ocurrido específicamente con la auditoría : la extensión de algunas tareas o funciones, como consecuencia del desarrollo tecnológico, ha hecho que los expertos se vieran obligados a buscar nuevas designaciones para las resultantes. En nuestro medio se recurre, casi siempre, al término con el cual se caracteriza la primitiva aérea de actuación, con la adición del concepto que trata de precisar la novedad producida. De esta manera al término “auditoría” se ha adicionado la palabra “administrativa” para denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o funciones operacionales , no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditoría financiera (tradicional).

El American Institute of Management (Instituto Americano de Dirección) aplica la expresión auditoría administrativa (Management audit.) a tareas que se realizan para la evaluación de la gestión administrativa de ciertos organismos.

Con el propósito de que tenga sentido una teoría sobre auditoría administrativa es necesario presentar una clara definición del término. La expresión se ha usado de diferentes maneras por personas con intereses profesionales variados. Al respecto, los autores H. Q. Langenderfer y J. C. Robertson2 nos dicen: “Los consultores administrativos han aludido a la auditoría administrativa en el contexto de la evaluación organizacional, con el propósito de definir y explicar áreas-problema”. Los auditores internos frecuentemente aluden a sus auditorías internas o auditorías operativas denominándolas en ocasiones “auditorías administrativas”3 . El aspecto distintivo de estos diversos usos del término, es que cada caso de auditoría (funcional, procesal o analítica) se lleva a cabo según el sentido que tiene esta auditoría para la dirección superior.

En cuanto al término de administración . De éste existen diversas definiciones vertidas por los principales estudiosos de la materia, cada uno tratando de diferencias la suya y hacerla única. Todas esas definiciones tienen elementos comunes que podemos conjugar en el siguiente concepto sobre administración:

Administración es el hecho de lograr determinados objetivos (1), por medio del esfuerzo humano (2), en forma eficiente (3).

1.- Puesto que toda acción está encaminada a un fin, y no se concibe un fin sin la realización de una acción, para que la administración se realice es fundamental el establecimiento de metas u objetivos hacia los cuales se encaucen los esfuerzos del grupo.

2.- La Administración tiene lugar en un grupo humano cuando dos o más persona reúnen para alcanzar objetivos que les son comunes.

3.- El logro de esos objetivos debe hacerse eficientemente, es decir, obtener el mayor beneficio con el mínimo de los esfuerzos. Este cometido requiere de una adecuada organización que utilice equilibradamente los recursos materiales, humanos y técnicos de que disponga el organismo social.

Con las definiciones anteriores ya estamos en posibilidad de dar el siguiente concepto sobre auditoría administrativa:

“La Auditoría Administrativa en el examen metódico y ordenado (1) de los objetivos de una empresa (2), de su estructura orgánica (3) y de la utilización y participación del elemento humano (4) a fin de informar (5) sobre el objeto mismo de su examen.

Como definió en el cuadro anterior:

1.- Es un examen metódico y ordenado en virtud de que:

a) Debe basarse en la aplicación del método científico a fin de

establecer las relaciones de causa efecto.

b) Debe llevarse a cabo una evaluación y medición precisa de los fenómenos y hechos para tener bases objetivas de juicio.

c) Debe llevarse a cabo en base a los principios de la propia teoría administrativa.

2.- Como los objetivos son el principio y el fin de todo acto administrativo, ellos darán la pauta del examen a realizar y serán sujetos de una completa revisión.

3.- La estructura de organización que debe presentar el marco de eficiencia para la consecución de los objetivos también tienen que examinarse a la luz de las relaciones existentes entre los recursos que se conjugan: materiales, humanos y técnicos.

4.- Como el elementos humano, principalmente el administrativo, es el más importante de los que comprende la empresa, su actuación debe examinarse y evaluarse íntegramente, puesto que de ahí depende el éxito o fracaso de un negocio.

5.- La Auditoría Administrativa debe informar sobre los fenómenos y hechos examinados, proporcionando los elementos necesarios para:

ü Eliminar desperdicios y deficiencias

ü Efectuar mejoras

ü Utilizar mejor los recursos de que dispone la empresa

La Auditoría Administrativa, como es de notar, pretende un conocimiento integral de la empresa determinando el por qué de los fenómenos que afectan los resultados reflejados en los estados financieros .

Importancia

El propósito de la Auditoría Administrativa , como se puede notar, es revisar y evaluar una organización a fin de identificar y eliminar deficiencias o irregularidades en cualesquiera de las áreas examinadas (en la fig. siguiente). Esto significa que por medio de la Auditoría Administrativa la administración de una empresa podrá llevar a cabo entre otras labores, las siguientes:

1.- Eliminar pérdidas y deficiencias

2.- Mejorar los sistemas y procedimientos de operación

3.- Mejorar los medios de control

4.- Desarrollar mejor al personal

5.- Utilizar mejor los recursos de que se dispone, tanto humanos como físicos.

Esta técnica mira hacia delante y es claramente constructiva en su concepto. En términos generales, la auditoría administrativa nos proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo.

En otras palabras nos proporciona un panorama administrativo general de la empresa que estamos auditando, y señala el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, señala aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la dirección de la empresa.

Objetivo de la auditoría administrativa

Proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita, señalando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc) que la integran. O sea, asegura mejores resultados, ayudando a la dirección a lograr y mejorar la posición de la empresa.

6.1.2 Alcance

La auditoría administrativa, técnica que revisa y evalúa.

La finalidad fundamental de la auditoría administrativa es sacar a la luz irregularidad o deficiencias en cualesquiera de los elementos examinados, e indicar a la vez posibles soluciones para mejorar en sus operaciones.

“El análisis”

Es el proceso de separar las partes de un todo hasta conocer los elementos de que está compuesto.

La auditoría administrativa es una técnica porque tiene la necesidad de tomar diversos procesos especializados. Una de las principales técnicas en las que se basa la auditoría administrativa es la investigación científica, por lo cual el auditor administrativo se apoya en la lógica siguiendo los pasos de razonamiento “inductivo y deductivo” que aconseja. Los factores sobre cómo formar conceptos son:

“La evaluación”

La acción de evaluar es valorar o fijar un valor. El auditor administrativo, en el cumplimiento de sus funciones con respecto de los principios de la organización, deberá prestar atención a la totalidad de los planes, objetivos y operaciones de la empresa.

En la evaluación de los mismos, resultará en muchas ocasiones que la dirección no se ha percatado completamente de la relevancia que los planes, objetivos y operaciones poseen para el desarrollo empresarial exitoso. En otras ocasiones, aun habiendo adquirido plena conciencia de la importancia del problema, por una razón u otra se demora su cuidadosa consideración.

Unas de las finalidades que persigue la auditoría administrativa es evaluar la efectividad de la actuación. Pues bien, antes de estar en condiciones de realizarla, el auditor deberá poseer un pleno conocimiento y comprensión de la totalidad de los planes-objetivos y operaciones de la empresa,

El procedimiento de auditoría para una evaluación administrativa consiste en hacer un análisis de cuestionarios generales por áreas y otros procedimientos necesarios, de acuerdo con las circunstancias previstas por el auditor administrativo, es decir, examinar cuidadosamente las hojas de análisis, formar un criterio de las mismas y hacer las consideraciones que se estimen convenientes de acuerdo con las técnicas de auditoría y principios de administración para lograr una evaluación sistemática.

Limitaciones de la Auditoría Administrativa

Si bien esta técnica es una herramienta magnífica de la administración, no es infalible, en virtud de que su principal limitación consiste en que no cuenta, hasta ahora, con una escala de valores precisa con la que pueda medirse el grado de eficiencia con que se cumple una función; por tanto, el resultado de tal revisión adolece de cierta subjetividad, ya que el responsable de ella quien determina el patrón ideal que usará como base para la evaluación.

No obstante lo anterior, tenemos la seguridad de que a medida que se vaya desarrollando esta técnica, irá recabando experiencias valiosas que conducirán, indefectiblemente, al establecimiento de convenciones generales sobre los modelos ideales contra los que se deban comprar los resultados.

Principios de Auditoría Administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a principios básicos en las auditorías administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura teórica de éstas, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

1.Sentido de la evaluación

La auditoría administrativa no intenta evaluar la capacidad técnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecución de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluación de la calidad tanto individual como colectiva de los gerentes, es decir, personas responsables de la administración de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguran la implantación de controles administrativos adecuados, que aseguren: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma económica.

2.Importancia del proceso de verificación

Una responsabilidad de la auditoría administrativa es determinar qué es lo que se está haciendo en los niveles directivo, administrativo y operativo; la práctica nos indica que ello no siempre está de acuerdo con lo que el responsable de área o el supervisor piensan que está ocurriendo. Los procedimientos de auditoría administrativa respaldan teóricamente la “ comprobación” en la observación directa, la “verificación” de información de terrenos, y el “análisis y confirmación” de datos los cuales son necesarios e imprescindibles .

3.Habilidad para pensar en términos administrativos

El auditor administrativo, deberá ubicarse en la posición de un administrador a quien se les responsabilice de una función operacional y pensar como éste lo hace (o debería hacerlo). Es decir, preguntarse ¿qué necesitaría conocer acerca del trabajo que se está desarrollando?, ¿cómo planear el trabajo?, ¿cómo medir el desempeño alcanzado?,¿cómo asegurarse de que el trabajo fue realizado precisa, completa y oportunamente?

En sí se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

Características de la Auditoría Administrativas

Características

Auditoría Administrativas

1. Propósito

*Apreciar la calidad de la administración

*Calidad, tanto individual como colectiva de los gerentes

*Calidad de los procesos mediante los que opera un organismo social

2. Alcance

*La situación administrativa

*Factor funcional

*Factor procesal

*Factor analítico

*Factor medio-ambiente

3. Orientación

*Hacia la situación administrativa y operativa de los organismos sociales en el pasado, presente y futuro

4. Medición

*Los principios de la teoría administración

5. Método

*Método científico:

técnicas de investigación-normas de auditoría-

6. Precisión

*Relativa en precisión

7. Interesados

*Básicamente internos:

La dirección superior-gerentes funcionales

8. Realización

*Potencial

9. Necesidad

*Requerida opcionalmente

10. Antecedentes

*Reciente aparición, relacionada con el enfoque de sistemas

11. Catalizador

*La necesidad de revisar y evaluar lo administrativo en un organismo social a petición de la dirección superior

12. Frecuencia

*Periódica, pero su periodicidad es indefinida en la mayoría de los casos.

-Se presupone un período de 1.5 a 2 años

6.1.2 Campo De Aplicación

A continuación se muestra en el siguiente diagrama, como la auditoría se clasifica en dos partes que son Auditoría Administrativa y Auditoría Financiera, asimismo la Auditoría Administrativa que es la parte referencial (que es a la que nos estamos enfocando en esta unidad) en cuanto a su clasificación se encuentra dividida en 3 áreas que son Integral, Funcional y Operacional

1 Godelier, M., Racionalidad e irracionalidad en Economía, Editorial S.XXI., México, 1978, pág.9.

2 VII Conferencia Interamericana de Contabilidad, Mar de Plata, 1965. Asociación Nacional de Colegios de licenciados en Administración (ANLA), “Síntesis de un trabajo sobre auditoría administrativa”, julio 1977. Coloquio internacional de auditoría en México, 1981.

3 The Accountancy Review, 1969.